Bạn đang tìm hiểu giải thích về nội dung Cách viết thư mời ứng tuyển giúp nhà tuyển dụng thu hút ứng viên? Xin hãy cùng Centralreadingmosque tham khảo bài viết ngay dưới đây để có thêm thông tin kiến thức bổ ích nhé! Nào mời các đọc giả Hãy cùng tìm hiểu bài viết dưới đây để cùng giải đáp về những thắc mắc của chúng ta nhé!
Thư mời ứng tuyển là văn bản được nhà tuyển dụng gửi đến các ứng viên có hồ sơ vượt qua vòng sàng lọc hồ sơ. Sau khi sàng lọc và lựa chọn ra những ứng viên phù hợp với tiêu chí tuyển dụng, nhà tuyển dụng sẽ gửi thư mời cho các ứng viên này.
Có thể nói, thư mời ứng tuyển là văn bản giao tiếp chính thức lần đầu tiên giữa nhà tuyển dụng và các ứng viên. Việc ứng viên có đến tham gia phỏng vấn hay không phụ thuộc khá nhiều vào nội dung của thư mời ứng tuyển. Bởi vậy nói không quá khi khẳng định thư mời ứng tuyển chính là văn bản đại diện cho bộ mặt của nhà tuyển dụng.
Nếu thư mời ứng tuyển được viết tốt, nội dung hấp dẫn và gửi đến kịp thời thì khả năng thu hút được sự quan tâm của ứng viên càng lớn, ngược lại nếu nhà tuyển dụng chỉ gửi một lá thư mời với nội dung hời hợt, không rõ ràng, mắc lỗi trình bày không đúng quy chuẩn thì sẽ không thể tạo được thiện cảm với ứng viên. Một lá thư mời ứng tuyển không đạt chuẩn sẽ khiến cho ứng viên, nhất là nhà tuyển dụng ứng viên có tài năng, giới thiệu thông tin thái độ làm việc của liên doanh là thiếu nhiều năm kinh nghiệm.
Ngày nay không chỉ ứng viên đi tìm liên doanh tốt, mà những nhà tuyển dụng cũng phải đi tìm những ứng viên tài năng. Do đó tầm trọng yếu của thư mời ứng tuyển là không cần bàn cãi.
Thư mời ứng tuyển có vai trò vô cùng trọng yếu bởi vậy với bất cứ hình thức thư mời ứng tuyển nào thì nhà tuyển dụng cũng phải đảm bảo được những phần cơ bản của nó. Hiện nay thư mời ứng tuyển được gửi tới các ứng viên thông qua email họ cung cấp. Vậy một lá thư mời ứng tuyển thông thường sẽ bao gồm những thành phần nào?
Thông thường tiêu đề email gửi thư mời ứng tuyển sẽ được thống nhất theo định dạng cơ bản như sau: “[Tên công ty]_Thư mời ứng tuyển [Chức vụ]”, hoặc Thông thường cũng có thể biến tấu theo những kiển khác như: “Chúc mừng bạn trúng tuyển [Chức vụ] tại [Tên công ty]”, hoặc “[Tên công ty] thông báo trúng tuyển [Chức vụ]”…
Lưu ý là tên email cần viết ngắn gọn đủ ý trong đó cần phải có tên liên doanh và vị trí mời ứng tuyển.
Ví dụ:
“liên doanh TNHH XXX_Thư mời ứng tuyển Trưởng phòng Kỹ thuật”
Hãy mở đầu bức thư bằng một câu chào và sau đó dành ra một vài dòng lần đầu tiên để nói lời cảm ơn với ứng viên. Dù rằng đây là một quy chuẩn mang tính hình thức, tuy nhiên lời cảm ơn vẫn tỏ ra rất hiệu quả khi bạn bắt đầu một câu chuyện cũng như gây được thiện cảm với đối phương.
Chẳng hạn bạn có thể viết:
“Chào bạn Hữu Trung,
Lời lần đầu tiên chúng tôi muốn gửi lời cảm ơn sâu sắc đến bạn vì đã dành thời gian tìm hiểu và ứng tuyển cho vị trí Nhân viên phòng Kỹ thuật tại liên doanh TNHH XXX.
Qua những thông tin trong hồ sơ ứng tuyển, chúng tôi nhận thấy bạn có những kỹ năng và những hiểu biết làm việc phù hợp với vị trí mà chúng tôi đang tuyển dụng. Bằng email này chúng tôi trân trọng mời bạn đến tham gia phỏng vấn cho vị trí Nhân viên phòng Kỹ thuật tại liên doanh TNHH XXX.”
Trong thư mời cũng phải ghi rõ những thông tin về cách thức phỏng vấn, cũng như thời gian và vị trí phỏng vấn. quanh đó đó trong thư cũng có thể hoặc không kể đến ai sẽ là người phỏng vấn ứng viên.
Trong trường hợp không phỏng vấn trực tiếp, người viết thư cũng phải ghi rõ cuộc phỏng vấn sẽ được thực hiện qua phương thức nào (phỏng vấn online qua Skype, Google Meet, Zoom…), đồng thời cũng phải cung cấp thông tin về phương thức kết nối như tại khoản Skype, ID Zoom, Mật khẩu…
Rất nhiều bạn chưa có những hiểu biết viết thư mời ứng tuyển đều bỏ qua phần này. Mặc dù chỉ là phần rất nhỏ nhưng đây lại là phần chứng tỏ cách làm việc của liên doanh có nhiều năm kinh nghiệm hay không.
Một số nhà tuyển dụng còn chu đáo hơn khi có ghi kèm chỉ dẫn đường đến liên doanh hoặc đính kèm bản đồ.
Thông thường ứng viên có thể gặp khó khăn trong khâu tìm đường và để mọi tình huống phát sinh có thể được kiểm soát thì những thông tin trong phần này là rất cần thiết.
Ví dụ:
“Buổi phỏng vấn cho vị trí Nhân viên chăm sóc khách hàng sẽ được bắt đầu vào:
Thời gian: 10h sáng ngày … tháng… năm…
vị trí: liên doanh TNHH XXX, địa chỉ số…đường…quận… (Rẽ vào ngã tư đối diện Ngân hàng ABC. sau đó tiếp tục đi thẳng 300m)
Hy vọng bạn sẽ có mặt trên thị trường tại vị trí phỏng vấn vào đúng thời gian như trên để buổi phỏng vấn diễn ra được suôn sẻ. Khi nhận được email bạn vui lòng phản hồi lại email này và xác nhận sẽ tham gia phỏng vấn để chúng tôi có thể tiếp đón chu đáo nhất.
Nếu có bất cứ thắc mắc gì bạn có thể liên hệ với anh XXX – Trưởng phòng nhân sự – số điện thoại 0981.xxx.xxx.
Rất mong sẽ được gặp lại bạn trong buổi phỏng vấn sắp tới.”
Trong phần này bạn sẽ đính kèm những thông tin về website của liên doanh, fanpage Facebook… thông qua đó ứng viên có thể hiểu rõ hơn về hoạt động của liên doanh và những giá trị mà liên doanh đang hướng tới.
Thường thì các ứng viên khi tìm việc sẽ gửi CV hoặc hồ sơ đến nhiều hơn 1 liên doanh. Những ứng viên xuất sắc dĩ nhiên sẽ được nhiều hơn 1 liên doanh gửi thư mời ứng tuyển. Hãy trình bày thư mời ứng tuyển một cách nhiều năm kinh nghiệm thì bạn mới có thể khiến cho cho những ứng viên này ưa chuộng.
Khi viết thư mời ứng tuyển cần đảm bảo hoàn thành được những yêu cầu sau:
– Cung cấp đầy đủ thông tin về tên liên doanh, vị trí mời ứng tuyển, thời gian và vị trí phỏng vấn, thông tin về người sẽ trực tiếp phỏng vấn viên, thông tin liên hệ nếu cần, những giấy tờ cần chuẩn bị và những yêu cầu khác từ phía liên doanh nếu có. Hãy chỉ dẫn ứng viên tận tình để họ thấy được sự nhiều năm kinh nghiệm của liên doanh.
– Trình bày bố cục một nhiều năm kinh nghiệm để tạo ấn tượng tốt, cũng như để ứng viên dễ dàng tiếp nhận và tìm kiếm thông tin. Hãy chia thư xin việc thành các đoạn và mỗi đoạn chỉ tối đa 4 – 5 dòng. Giữa các đoạn luôn cần có một khoảng cách dòng, những thông tin trọng yếu nên sử dụng màu chữ làm nổi bật lên và phải được in đậm. quanh đó đó cũng phải sử dụng font chữ dễ nhìn dễ đọc.
– Nhà tuyển dụng nên sử dụng văn phong nhiều năm kinh nghiệm nhưng cũng gần gũi và cởi mở nhằm gây thiện cảm đối với ứng viên.
– Nhà tuyển dụng cần gửi thư mời phỏng vấn vào đúng địa chỉ email cá nhân của ứng viên.
– Thời gian hẹn phỏng vấn cần đảm bảo khả thi. Khoảng thời gian lý tưởng nhất tính từ khi gửi thư mời đến lúc cuộc phỏng vấn diễn là là vào khoảng 5 – 7 ngày, đủ để ứng viên sắp xếp việc làm cũng như chuẩn bị những gì cần thiết cho buổi phỏng vấn.
– Trong thư mời cần phải nhắc đến vị trí ứng tuyển, có thể có hoặc không nhắc đến phương thức mà bạn nhận được thông tin của ứng viên. Thực tế có những ứng viên gửi hồ sơ đến nhiều đơn vị tuyển dụng cùng một lúc và họ không nhớ hết được thông tin của những đơn vị tuyển dụng đó.
– Kiểm tra lại lỗi chính tả và cách diễn đạt trong email trước khi gửi cho ứng viên.
– Song song với việc gửi thư mời ứng tuyển, bộ phận tuyển dụng nên liên hệ trực tiếp với ứng viên qua điện thoại hoặc tài khoản mạng xã hội để thông báo về việc mời ứng tuyển.
Hiện nay thư mời ứng tuyển là một yếu tố không thể thiếu trước mỗi cuộc phỏng vấn. Hãy đảm bảo bạn biết cách trình bày và gửi cho ứng viên một lá thư mời ứng tuyển đúng cách để không bỏ lỡ những người đồng nghiệp tài năng trong tương lai nhé.