1. Hiểu về quy trình quản lý sự thay đổi là gì?

Nhắc đến quy trình quản lý sự thay đổi là nhắc tới sự thay đổi trong một tổ chức. Tức là việc mà bạn sẽ cần hiểu rõ hơn về biến đổi của mọi quá trình, trực tiếp cải tổ nhiều hơn đưa ra sự cạnh tranh lớn qua việc áp dụng công nghệ mới cũng như các bước chuyển dịch chiến lược. Đặc biệt hơn nữa là tổ chức lại về dây chuyền sản xuất, liên kết hoặc hợp nhất, trực tiếp tái cơ cấu các bộ phận kinh doanh hay như  tối ưu hóa phong cách văn hóa.

Điều sai lầm nhất chính là việc duy trì về các tư tưởng bảo thủ tạo sự dấn thân tốt hơn tiến vào con đường sụp đổ. Cải tổ là việc cần hướng đến phá bỏ các nguyên tắc, thay đổi về đời sống cũng như công việc hàng ngày tạo sự phát triển khác biệt.

Tuy nhiên, nếu muốn có quy trình quản lý sự thay đổi tích cực thì cần trải qua cả một quá trình dài với nhiều gian nan được đặt ra trên vai nhà quản lý. Người đảm nhận sứ mệnh nắm bắt về thay đổi, điều chỉnh mọi hướng đi để thúc đẩy tổ chức đạt đến đỉnh cao phát triển. Cũng giống với Peter Drucker “Người thành công phải là người đón đầu sự thay đổi”.

2. Vậy thực tế chủ thể quản lý sự thay đổi có vai trò ra sao?

Thay đổi là điều luôn gắn liền với một tổ chức nhất định và đối với tổ chức thì nhà quản trị sẽ là người đứng đầu về mọi hoạt động đó. Vậy nên, chủ thể của quy trình quản lý sự thay đổi chính là người quản trị và học sẽ đảm nhận vai trò tác động vô cùng lớn. Một chất xúc tác, tạo sự cổ vũ để kích thích sự thay đổi hay như chịu trách nhiệm liên kết các nguồn lực giúp duy trì ổn định của tổ chức quản lý.

Người quản trị còn là người có sự tư duy nhạy cảm, biết cách dự đoán thay đổi và việc nhận biết sớm hơn về nhân viên tiềm năng ngay từ khi bắt đầu. Thường xuyên tính toán, xác định về sự khả thi, cấp tin phản hồi, đưa ra các giải pháp cập nhật đủ thông tin cũng như kịp thời nhất của các nhóm, tổ chức hậu cần và mọi công việc khác diễn ra bình thường. Đặc biệt là một nhà quản trị quy trình thì bạn sẽ cần chuẩn bị tốt hơn về các cơ sở vật chất, tâm lý, mục tiêu hay như biện pháp,…

Ngoài ra việc quyết định thành công còn dựa trên vai trò về việc nhà quản lý truyền bá tinh thần cho thành viên hỗ trợ nhân viên phát hiện sự thay đổi và chuẩn bị tinh thần tốt nhất. Tốt hơn nữa là việc mà người kiểm soát cần điều chỉnh thay đổi, luôn rút kinh nghiệm và đưa ra các bài học tiếp theo.

3. Phân loại các cấp quản lý của quy trình quản lý sự thay đổi

Nếu mong muốn việc quy trình quản lý sự thay đổi đi theo chiều hướng tích cực hơn và hoàn tất mọi nhiệm vụ thì sẽ cần phân loại trực tiếp về các quản lý theo cấp.

– Thứ nhất, Nhà quản trị cấp cao

Những cá nhân đảm nhận việc bao quát, trực tiếp lãnh đạo và thực hiện điều hành mọi hoạt động của tất cả các bộ phận doanh nghiệp hay như lĩnh vực của tổ chức đề ra. Hay họ chính là người có vai trò chính cho việc quản lý sự thay đổi của tổ chức.

– Thứ hai, Nhà quản lý trung cấp

Đảm nhận về vai trò trung gian vậy nên vai trò của họ cũng chính là việc nắm bắt kịp thời về các thay đổi của bộ phận phía dưới mình. Thông qua xem xét và đề cập các biện pháp điều chỉnh kịp thời hơn trong phạm vi quản lý của mình. Đặc biệt là việc hỗ trợ cấp trên hoàn thành việc quản lý thay đổi của toàn tổ chức.

– Thứ ba, Nhà quản trị cấp cơ sở

Dù rằng là các nhà quản lý cấp thấp nhưng sẽ chẳng thể nào phủ nhận được về vai trò quan trọng mà họ đem lại. Những nhà quản lý trực tiếp nắm bắt về các thay đổi đã xuất hiện trong tổ chức mà có thể điều chỉnh cũng như thông báo cho cấp trên từ đó mà đưa ra việc điều chỉnh nhanh nhạy hơn. Chú ý hơn là đảm nhận cả về nhiệm vụ cấp trực tiếp tổ chức về mọi nhu cầu cần tới.

Từ đó có thể thấy được chủ thể quản lý sẽ có vai trò hết sức chú ý giúp thay đổi diện mạo của tổ chức hơn. Có điều không phải bất kỳ nhà quản lý nào cũng tài năng vì đôi khi thực tế còn nhiều nhà quản trị kém, học sẽ không nhận được sự nể trọng và gây sự ảnh hưởng đến hiệu suất của tổ chức quản lý.

Điều dễ nhận thấy một công ty trả lương cao đi kèm chính sách quản lý thân thiện hay như các yếu tố thuận lợi khác sẽ luôn giữ chân được nhân viên và đem lại sự trung thành. Còn về các yếu tố thuận lợi này sẽ trở nên vô nghĩa khi mà người quản lý kém và khi người đảm nhận vị trí then chốt kém cỏi sẽ gây nên sự trở ngại. Vậy nên việc đưa ra kế hoạch với sự chuẩn bị kỹ lưỡng sẽ nâng cao hiệu quả công việc tốt hơn.

4. Những nội dung quan trọng của quy trình quản lý sự thay đổi

4.1. Vấn đề thay đổi, tối ưu nhân sự

Thay đổi, bổ sung hay tối ưu nhân sự cũng đều là cách tạo nên sự đổi mới của tổ chức. Việc thay đổi này có thể là thực hiện trực tiếp trong nội bộ hoặc là việc thực hiện với các tổ chức với phía bên ngoài. Đặc biệt sự tổ chức này sẽ diễn ra khi mà các yêu cầu của tổ chức thực tế đáp ứng và theo kịp được môi trường và các đối thủ đang cạnh tranh.

Nhắc về việc thay đổi này sẽ thường được thể hiện qua quá trình tuyển dụng, đề bạt hay như việc thuyên chuyển khác. Và nếu muốn nhận được sự thành công thì tổ chức sẽ cần bổ sung nhân lực với nhiều kỹ năng đa dạng. Chú ý nhất là việc huấn luyện, điều động, cân nhắc, sa thải hay xử phạt sẽ đều cần đưa ra với những ứng viên không đáp ứng đủ tiêu chí, điều mà nhân sự cần quan tâm để tạo kết quả tốt nhất.

Tuy nhiên, vấn đề thay đổi nhân sự cũng không hề dễ dàng vì thách thức về chuyên môn, sự sắp xếp từ nhà quản trị đôi khi sẽ dẫn đến kết quả ngược lại về sự bất bình được đưa ra. Ví dụ như công ty hàng không cần cắt giảm khi thua lỗ, hay công ty kinh doanh cắt giảm nhân sự để tạo sự phòng ngừa,…Đôi khi việc tuyển dụng nhân sự cũng không thực sự tích cực mà quy trình quản lý sự thay đổi nên hướng đến đánh giá khích lệ chọn lọc đúng năng lực.

4.2. Vấn đề thay đổi văn hóa trong quản lý

Thay đổi văn hóa thực sự lại quá đa nghĩa và có sự bao trùm rộng hơn lớn đặc biệt là việc tác động rất lớn tới các hoạt động và nhiều lĩnh vực khác của xã hội/ cộng đồng/ cá nhân. Nếu về cấp độ chung thì văn hóa là việc thể hiện về trình độ phát triển với tính lịch sử, sáng tạo và năng lực của con người trong nhiều hình thức. Tức là các hình thức đó sẽ có sự liên hệ khăng khít, tác động biện chứng sinh ra những giá trị vật chất và tinh thần khác biệt.

Tất nhiên rằng dù là việc quản lý có tách biệt đi chăng nữa thì vẫn sẽ đều chịu sự ảnh hưởng của văn hóa tổ chức đó đang hiện hành. Người đứng đầu quản lý sẽ cần chiết ghép, thực hiện quá trình tổ chức lại, mở rộng hơn các quan niệm về giá trị nhân tố để tạo ra tác dụng tập hợp khích lệ và hoàn thành mục tiêu chung. Hay đơn giản việc thay đổi này là cách xây dựng nền văn hóa trong tổ chức. Ví dụng minh họa như việc ý niệm IBM, áp dụng cách thức 5W1H, hay làn gió tùng hạ,…

Bên cạnh đó với văn hóa doanh nghiệp còn có sự chống lại thay đổi, đây được cho là một thách thức lớn cho bất kỳ doanh nghiệp nào. Cụ thể là từ các nguyên nhân sau đây:

+ Văn hóa doanh nghiệp như thói quen hình thành nhiều năm của các thành viên tương tác gây sự khó qua lại.

+ Văn hóa doanh nghiệp chịu ảnh hưởng từ người sáng lập ra và lựa chọn nhân sự giống với họ.

+ Các thành viên có sự thoải mái khi chỉ có một sự kiện quan trọng tác động đến và ảnh hưởng đến quyền lợi của họ.

5. Quy trình quản lý sự thay đổi ra sao là hợp lý?

Việc thay đổi văn hóa trong tổ chức doanh nghiệp thì các nhà quản lý có thể tham khảo về những vấn đề cơ bản như sau:

– Khi quyết định về quy trình quản lý sự thay đổi thì sẽ luôn cần xác định về khiếm khuyết văn hóa hiện tại. Cũng như việc đưa ra nề nếp văn hóa mới sẽ cần hỗ trợ vấn đề thực hiện thành công, tức là doanh nghiệp sẽ cần đưa ra chiến lược với tầm nhìn phù hợp.

– Mọi cá nhân trong tổ chức sẽ luôn cần thay đổi một các đồng tâm để tạo môi trường như mong muốn, có lẽ đây sẽ là vấn đề khó khăn nhất cần chú ý đến.

– Hai yếu tố quan trọng nhất thay đổi văn hóa là ủng hộ và huấn luyện nếp văn hóa mới từ cấp điều hành. Tức là quản lý sẽ cần đi đầu, điều chỉnh các hành vi nhất quán và hiểu được sự mong đợi trong thực tế của mọi thành viên.

– Chủ động xây dựng về các tuyến bố giá trị hay như niềm tin qua việc thảo luận nhóm để truyền tải sức mệnh và tầm nhìn thành lời nói tác động chi tiết tới các thành viên.

– Tạo sự giao tiếp hiệu quả hơn và cam kết về việc thay đổi của việc chuyển đổi văn hóa đặc biệt nhân viên cần nắm được về điều mình mong đợi.

– Xem xét lại chính cơ cấu tổ chức, điều chỉnh dần về cách công nhận, vấn đề khen thưởng,…

Trên đây chính là những điều cơ bản về quy trình quản lý sự thay đổi mà bạn cần nắm bắt, đừng bỏ lỡ để đem lại kết quả tốt hơn cho doanh nghiệp.