Một bức thư sử dụng tiếng Anh làm ngôn ngữ chính để viết phải toát lên sự chuyên nghiệp nhất định. Bạn không thể sử dụng một bức thư bằng tiếng Anh sơ sài để truyền đi những thông điệp quan trọng như xin việc, đề nghị giúp đỡ, xin học bổng, hay đơn giản chỉ là một lá thư hỏi thăm ai đó. Bài viết của centralreadingmosque.com cơ bản sẽ hướng dẫn bạn cách viết một bức thư bằng tiếng Anh đảm bảo chính xác về cả cách thức trình bày và nội dung. Cùng theo dõi ngay sau đây!

1. Xác định kiểu trình bày cho bức thư bằng tiếng Anh của bạn

Trình bày là một trong những yếu tố quyết định một lá thư bằng tiếng Anh có chuyên nghiệp và tạo được thiện cảm hay không. Đa phần, người ta sử dụng ba phong cách trình bày khi viết thư bằng tiếng Anh, bao gồm: Phong cách Block, phong cách Semi-block và phong cách Modified Block.

Tùy thuộc vào sở thích của bản thân mà người viết thư có thể chủ động chọn lựa phong cách trình bày nào sao cho phù hợp. Mặc dù vậy, người viết vẫn cần nắm vững cụ thể ba phong cách trình bày để thống nhất về cách sử dụng. Khi viết một bức thư bằng tiếng Anh, điểm trừ lớn nhất chính là trình bày các phong cách lẫn lộn. Đặc biệt, đối với những bức thư mang thông điệp trang trọng, nghiêm túc và ý nghĩa.

– Thứ nhất, phong cách trình bày thư kiểu Block: Kiểu trình bày này khá phổ biến trong cách viết một bức thư bằng tiếng Anh. Khi viết thư, bạn chỉ cần cho toàn bộ nội dung căn thẳng theo lề phía bên trái là được. Khi xuống dòng, hãy lưu ý chữ đầu của mỗi đoạn không cần phải thụt vào một khoảng trống.

– Thứ hai, phong cách trình bày thư kiểu Modified Block: Gần giống với phong cách trình bày kiểu Block, khi chọn phong cách Modified Block, người viết cũng cho toàn bộ nội dung của thư căn về phía lề bên trái. Thế nhưng, phải căn lùi lê trái khoảng cách tầm 3 inch, áp dụng đối với các phần địa chỉ, ngày tháng mà của tác giả. Không lùi đầu dòng, các đoạn văn trong phong cách Modified Block cần được viết thẳng.

– Thứ ba, phong cách trình bày thư kiểu Semi-Block: Ngoại trừ các nội dung về ngày tháng, địa chỉ, cũng như phần kết thư thì theo phong cách trình bày kiểu Semi-Block, văn bản cũng sẽ được căn lề trái. Bên cạnh đó, kiểu này khác với hai kiểu trên ở chỗ người viết sẽ phải lùi vào một ô ở đầu mỗi đoạn.

Cả ba phong cách trên đều là những kiểu trình bày thông dụng khi viết thư bằng tiếng Anh. Mỗi phong cách sẽ có những điểm đặc trưng riêng, phù hợp với từng ngữ cảnh, tính chất riêng của lá thư. Do đó, người viết hãy nắm các đặc trưng này để lựa chọn phong cách đúng nhất nhé.

2. Cách viết một bức thư bằng tiếng Anh chuẩn theo cấu trúc

Để nắm vững được cách viết một bức thư bằng tiếng Anh, trước hết, chúng ta cần hiểu rõ được một bức thư bằng tiếng Anh được cấu thành bởi bố cục và cấu trúc cụ thể như thế nào.

2.1. Phần 1: Chủ đề thư

Chủ đề thư hay còn gọi là phần Heading của lá thư bằng tiếng Anh. Ở phần đầu tiên này, người viết sẽ bao gồm những thông tin cá nhân cơ bản liên quan đến người gửi. Đó là những thông tin cụ thể về: Họ tên đầy đủ của người gửi, địa chỉ của người gửi, thông tin liên lạc của người gửi. Ngoài ra một thông tin quan trọng nữa cần được nhắc đến ở phần chủ đề thư, đó chính là “Inside Adress” bao gồm ngày tháng cũng như địa chỉ của người nhận lá thư.

Khi viết ngày tháng, cách viết một bức thư bằng tiếng Anh chỉ ra một điểm khác biệt so với cách viết thư bằng tiếng Việt, đó chính là cấu trúc được chuyển thành tháng trước, ngày sau và năm là cuối cùng. Thông tin người nhận trong các thư formal cũng phải được thể hiện chi tiết như họ tên người nhận, địa chỉ nhận, chức vụ/chức danh của người nhận, thông tin liên hệ,…

2.2. Phần 2: Nội dung thư

Nội dung là phần quan trọng nhất trong một bức thư bằng tiếng Anh nói chung. Nội dung cũng chính là phần phản ánh và thể hiện toàn bộ mục đích của lá thư. Khi viết nội dung cho thư bằng tiếng Anh, người viết cần đặc biệt lưu ý những mục như nội dung chính, chủ đề và chào hỏi.

Phần tiêu đề trong nội dung thư có thể có hoặc không tùy thuộc vào loại thư. Chẳng hạn như tiêu đề bắt buộc phải có đối với những dạng thư điện tuyệt. Tiêu đề lúc này phải thể hiện được mục đích gửi rõ ràng, chẳng hạn như bạn có thể sử dụng cụm từ “Apply to” để mở đầu cho những thư ứng tuyển.

Cần thiết phải trình bày được toàn bộ sự việc, lý do trong phần nội dung của bức thư. Chẳng hạn như, nếu viết thư xin việc bằng tiếng Anh, bạn cần phải chú trọng nhấn mạnh những giá trị phù hợp và tiềm năng nhất của bản thân cũng như nói lên lý do vì sao bạn muốn ứng tuyển vào vai trò làm việc đó. Hay đơn giản khi viết thư đề nghị giúp đỡ, bạn cũng phải trình bày được sự việc cần giúp đỡ, tại sao bạn cần đến sự giúp đỡ của người đó,…

Song song với đó, cách viết một bức thư bằng tiếng Anh đề cập đến việc sử dụng ngôn từ. Ngôn từ khi sử dụng trong thư cũng phải phù hợp với đối tượng nhận thư và mục đích của bức thư.

Đặc biệt với những bức thư mang tính trang trọng, nghiêm túc, người viết cần đặc biết chú ý đến cách hành văn, sử dụng ngôn từ. Tránh mắc sai lầm về cách sử dụng câu, ngữ pháp, hãy lựa chọn những ngôn từ mang tính học thuật và chuyên ngành nhé.

2.3. Phần 3: Lời kết

Bức thư nào cũng cần phải có lời kết, một bức thư được viết bằng tiếng Anh cũng không ngoại lệ. Khi viết kết thư, người viết phải bao gồm đầy đủ các thành phần như phần ký tên, cảm ơn hay lời chào cuối. Đặc biệt lưu ý, trong cách viết một bức thư bằng tiếng Anh, phần chào ở lời kết với phần chào ở phần mở đầu phải có sự thống nhất.

Chẳng hạn như người viết sử dụng “Sir” để mở đầu thì phải sử dụng “Faithfully” khi kết thúc, hay sử dụng tên riêng để mở đầu thì phải sử dụng “Sincerely” để kết thúc. Bên cạnh đó, cuối mọi bức thư phải có phần ghi rõ họ tên và chữ ký của người gửi.

3. Lưu ý những gì khi viết thư bằng tiếng Anh?

Như vậy, chúng ta vừa mới tìm hiểu xong cách viết một bức thư bằng tiếng Anh về mặt nội dung. Nhưng đảm bảo nội dung chuẩn chỉn thôi là chưa đủ, hình thức cũng là một yếu tố quan trọng không kém. Khi viết thư, đặc biệt lại viết chúng bằng một ngôn ngữ ngoài tiếng mẹ đẻ, thì hãy chú trọng thật kỹ đến cách sử dụng ngôn từ. Ngôn từ phải đảm bảo phù hợp với văn phòng của thư, ngữ cảnh, mục đích viết thư và cả phù hợp với cá nhân người nhận thư.

– Thứ nhất, tuyệt đối không sử dụng lối viết tắt khi viết thư. Ngay cả khi với nhưng từ ngữ viết tắt thông dụng trong tiếng Anh như “I’ll”, “isn’t”,… Người viết phải viết rõ ràng thành “I will”, “is not” trong khi viết thư nhé.

– Thứ hai, đối với những bức thư mang tính trang trọng, nghiêm túc (formal) thì người viết không nên sử dụng những cụm từ thân mật, cụm từ lóng hay hiểu đơn giản là sử dụng văn nói trong cách viết một bức thư bằng tiếng Anh.

– Thứ ba, đối với câu chào đầu, cần sử dụng “Dear” và những từ ngữ lịch sự.

– Thứ tư, phải luôn cẩn trọng nhất có thể trong việc viết câu cú đầy đủ, hành văn đơn giản nhưng rõ nghĩa, không sử dụng những câu rút gọn hay viết tắt,…

– Thứ năm, để cẩn thận và tránh mắc phải những sai sót không đáng có, người viết cần đọc lại toàn bộ lá thư sau khi viết xong, kiểm tra những lỗi sai, như sai ngữ pháp, sai từ vựng, lỗi dùng từ,…

Nắm vững được cách viết một bức thư bằng tiếng Anh chuẩn không chỉ giúp bạn trở nên chuyên nghiệp và ấn tượng hơn với cá nhân người nhận thư, mà hơn hết đó chính là sự tôn trọng cần thiết đối với họ. Bằng những chia sẻ cụ thể trên đây, centralreadingmosque.com hy vọng bạn sẽ sớm hoàn thiện một lá thư bằng tiếng Anh hoàn hảo nhất!