Ngày nay, việc quản lý thu chi bằng file excel hay sổ sách vẫn được các doanh nghiệp áp dụng. Nhưng các cách truyền thống này lại có nhiều điểm tồn tại, đặc biệt là không thể tối ưu bằng phần mềm quản lý thu chi. Điều đó đôi khi dẫn đến một vài hậu quả đáng tiếc, chẳng hạn như mất dữ liệu, mất sổ,…

1. Tại sao các doanh nghiệp nên trang bị phần mềm quản lý thu chi?

Dòng tiền, ngân sách , tài chính của doanh nghiệp sẽ được quản lý dễ dàng hơn bao giờ hết khi sử dụng các phần mềm quản lý thu chi. Chúng đa phần có những tính năng hỗ trợ cho bạn về việc liệt kê, thể hiện những khoản chi tiêu của bạn theo từng thời điểm cụ thể. Trên cơ sở đó, bạn có thể tổng hợp dữ liệu một cách nhanh chóng, báo cáo và lập kế hoạch chi tiêu thiết thực hơn cho doanh nghiệp của mình.

Các phần mềm cũng hỗ trợ nhiều loại tiền tệ trong quản lý thu chi, chẳng hạn như bạn có thể dùng mỗi loại tiền tệ gắn liền với từng loại tài khoản. Các hệ thống sẽ quy đổi tự động các loại tiền tệ theo tỷ giá mới nhất khi phát sinh các giao dịch. Thống kê và báo cáo nhanh chóng các khoản thu, khoản chi theo nhiều tiêu chí, chẳng hạn như thời gian, khoản mục, tình hình vay vốn, nợ, tài chính,… Lưu trữ thực trạng sử dụng quỹ, nộp công quỹ vào các khoản chi của tập thể.

Các phần mềm quản lý thu chi hầu hết hiện nay đều tích hợp công nghệ Cloud (điện toán đám mây). Do đó, có thể hỗ trợ người dùng báo cáo chi tiết và cụ thể các nguồn thu chi theo thời gian thực. Người sử dụng phần mềm quản lý thu chi chỉ cần một thiết bị điện tử thông minh, có kết nối internet thì có thể kiểm tra dòng tiền này ở bất cứ nơi nào và bất cứ lúc nào.

Một trong những ưu điểm của các loại phần mềm này chính là thiết kế. Thiết kế giao diện thân thiện, đơn giản nên người dùng, đặc biệt là người làm kế toán hay chủ kinh doanh đều có thể cập nhật một cách trực tiếp tình hình thu chi của mình một cách thành thạo và nhanh chóng.

2. TOP các phần mềm quản lý thu chi được sử dụng nhiều nhất

Xuất phát từ nhu cầu thực tế ngày càng gia tăng, hiện nay có rất nhiều phần mềm quản lý thu chi được cung ứng trên thị trường. Mặc dù vậy, không phải phần mềm nào cũng phù hợp và mang lại hiệu quả cao. Để lựa chọn đúng cho mình, bạn nên tham khảo một số phần mềm quản lý thu chi được nhiều người sử dụng nhất hiện nay.

2.1. Phần mềm quản lý thu chi – Sổ thu chi Misa

Sổ thu chi Misa là một ứng dụng quản lý thu chi được rất nhiều khách hàng đánh giá cao, đặc biệt là lựa chọn ưu tiên của các doanh nghiệp có nhu cầu tính toán thu chi của mình. Misa với giao diện đơn giản, phần mềm được chia thành các mục nhóm, các khoản chi tiêu được phân tích chi tiết và rõ ràng, ứng dụng luôn lưu trữ các dữ liệu một cách thông minh,… do đó mang lại trải nghiệm thân thiện và dễ sử dụng. Sổ thu chi Misa giúp hạn chế tình trạng thất thoát tài sản của doanh nghiệp trong quá trình quản lý dòng tiền.

Misa cũng hỗ trợ quy đổi về tỷ giá giữa các loại tiền tệ được áp dụng trong các tài khoản, hay ví của người sử dụng. Bên cạnh đó, phần mềm còn đặt hạn mức chi cho các hạng mục khác nhau được chia theo từng mốc thời gian khác nhau. Số tiền đã chi cho từng hạng mục sẽ được phân tích theo mốc năm/quý/tháng để dễ dàng quản lý và lập kế hoạch chi tiêu sao cho hiệu quả nhất.

2.2. Phần mềm Codedao

Codedao hay Code dạo là một trong những phần mềm thông minh. Codedao không chỉ lưu trữ và thể hiện các khoản vay nợ, thu chi, quản lý danh mục chung mà còn hỗ trợ thống kê và in phiếu chi, phiếu thu. Nhất là tính năng xây dựng các báo cáo thống kê cụ thể được cập nhật theo thời gian chi tiết. Trên cơ sở đó, nó có thể hỗ trợ doanh nghiệp kiểm soát dễ dàng dòng tiền của mình.

Hơn thế nữa, Codedao với thiết kế thân thiện, giao diện đơn giản, giúp người dùng dễ dàng thao tác và nhập dữ liệu. Codedao có khả năng tính toán cụ thể các khoản chi và khoản thu kể cả của cá nhân, tổ chức, hay các doanh nghiệp. Sử dụng Codedao, bạn sẽ thấy thời gian được rút ngắn đi nhiều, thậm chí là tiết kiệm về cả chi phí.

2.3. Phần mềm quản lý thu chi GnuCash

Là một ứng dụng tiện dụng và vô cùng đơn giản, GnuCash được lựa chọn cho nhu cầu quản lý tài chính công ty cũng như giám sát quá trình kinh doanh sản xuất trên nhiều phương diện như cổ phiếu, ngân hàng, lợi tức, đầu tư,… GnuCash được sử dụng như một cuốn số thu chi hiện đại, trên cơ sở các nguyên tắc chuyên nghiệp về tính toán, đảm bảo được sổ sách cân bằng, các thông tin được trích xuất một cách chính xác và chi tiết.

GnuCash cũng tích hợp nghiệp vụ về ghi sổ kép, do đó các giao dịch sẽ có cả bên nợ và bên có với khoản giao dịch bằng nhau, giúp sổ sách được đảm bảo về số dư. Từ đó, có thể dễ dàng hạch toán chênh lệch giữa thu nhập và chi tiêu.

2.4. Phần mềm Faceworks

Một trong những phần mềm quản lý thu chi được nhiều người đánh giá cao nhất hiện nay, không thể không nhắc đến phần mềm Faceworks. Faceworks không chỉ là một phần mềm quản lý doanh nghiệp, mà còn là một ứng dụng hỗ trợ quản lý thu chi một cách thống nhất và đồng bộ của các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp hiện nay. Faceworks sở hữu nhiều tính năng đa dạng và hữu ích, mang lại cho chúng ta sự hiệu quả, tiện lợi. Bên cạnh đó, phần mềm Faceworks còn có khả năng giúp tiết kiệm về chi phí, công sức và cả thời gian trong quá trình xử lý công việc.

2.5. Phần mềm quản lý Posapp

Cũng là một phần mềm quản lý thu chi, Posapp là một cái tên đáng được bạn cân nhắc. Posapp có thể là công cụ giúp các công ty quản lý hiệu quả thu chi, công nợ bất cứ lúc nào, bất cứ nơi đâu chỉ trên một thiết bị điện thoại thông minh. Với phần mềm này, người sử dụng có thể quản lý nhân viên, in hóa đơn từ xa một cách dễ dàng và hàng loạt những tính năng hữu ích khác như bán hàng, báo cáo bằng biểu đồ,… Do đó, chọn Posapp, bạn hoàn toàn có thể yên tâm nắm vững và quản lý tình hình bán hàng, kinh doanh của mình mà không cần có mặt ở công ty.

Một tổ chức, doanh nghiệp vận hành hay hoạt động tốt hay không, phần nhiều dựa vào yếu tố quản lý thu chi, ngân sách, dòng tiền. Đó chính là lý do bạn không nên xem nhẹ công tác quản lý khía cạnh này. Cần đầu tư nhiều và đặc biệt là ứng dụng công nghệ hiện đại để công tác này trở nên nhỏ gọn, thông minh hơn. Các phần mềm quản lý thu chi làm điều này rất tốt!